Это методическое пособие было написано лет 10 -12 назад для моих коллег: главбушек и бухгалтеров после собственных многочисленных "хождений по мукам"  и приобретения жизненного и профессионального опыта. Сегодня в День БУХГАЛТЕРА я вспомнила о своих шуточных советах коллегам... С профессиональным праздником! 

                                       МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ДЛЯ НАС ЛЮБИМЫХ

Глава 1

О больном

Не говорите слишком много и специальными терминами – работодательничего не поймет. Не надо говорить стандартные фразы типа: «На основе собанальной эрудиции, субсидируя и анализируя создавшееся положение……..» и т.п. Общайтесь доступным, не бухгалтерским языком.

Профессионализм – это не столько терминология и грамотно поставленная речь, как умение общаться со специалистами любой профессии и уровня квалификации. Когда что-то говорит или делает профи – это понятно всем без переводчика.

Не спешите раскрывать сразу все свои наработки. Это может быть воспринято как должное и тут же войдет в Ваши прямые постоянные обязанности без увеличения заработной платы.

Не перечисляйте все, что Вы умеете делать, на это может уйти 2-3 дня.

Сначала лучше выслушать работодателя: как он видит Вашу работу, что от Вас требует в ближайшее время и какие задачи будет ставить перед Вами в бедущем, ОЙ! Пардон, будущем.

Обсуждайте только эти вопросы. Нужно высказать свое мнение о том, как лучше Вы можете выполнять поставленные задачи и что Вам для этого необходимо (компьютер с 17-ти дюймовым монитором, телевизор, микроволновка, холодильник, музыкальный центр и личный автомобиль с водителем).

Не стесняйтесь спросить об отпуске, режиме работы, больничных, виде и сроках выплаты зарплаты, материальной ответственности, должностной инструкции и структуре отдела, в котором Вы будете работать. Если отпуск и зарплата Вас не волнуют, спросите хотя бы о подписке, методической и справочной литературе, семинарах.

О Ваших обязанностях:

Избегайте общих фраз, пусть работодатель детально конкретизирует Ваши обязанности (лучше в письменном виде). Иначе через неделю выяснится, что Вы

6-головый бухгалтер – экономист – аудитор – юрист – кадровик и птица-секретарь с ненормированным рабочим днем в 3 смены без обеда и выходных. Должны исправить ошибки предыдущих бухгалтеров с 1917-го года и нестись золотыми яйцами прибыли с первого дня работы. И все это АЖ за 400 гривен!

И помните: спагетти на ушах оставляют пятна на одежде, портят прическу и вызывают желание у окружающих полить их кетчупом.

Ваши изюминки: сладкое подают на десерт, то есть к началу обсуждения Вашей заработной платы и окончанию испытательного срока.

                                                                    Глава 2

                                                    ПРИЗНАКИ «вонючек»

 1. Много обещают: высокую заработную плату при маленьком объеме труда, отпуск 2 - 3 года с содержанием и, соответственно, обеды за счет «фирмы», долевое участие в уставном фонде и что все будет хорошо (не забудьте уточнить у кого?).

2. В Вашем столе хранится папка с документами от поставщиков, которые они (поставщики) не смогли заполнить – то ли руки были грязные, то ли на поезд опаздывали. И теперь Вы бухгалтер-совместитель, посланный поставщиками специально для заполнения этих документов.

3. Оплата поставщикам почему-то все время производится наличным расчетом по приходным ордерам без чеков.

4. Вы на этом предприятии за год 5-тая …

5. Директор с 1-го рабочего дня верит Вам, как своей маме и не может жить без Вашей подписи на кассовых и банковских документах.

6. Книги покупок и продаж, главная и кассовая книги:

а) заполнены карандашом;

б) не заполнены «вааще!»;

в) очень много исправлений;

г) заполнены одной ручкой за длительный период времени;

7. Не хватает много первичных документов.

8. Первичные документы свалены в кучу, без ведомостей и журналов-ордеров.

9. В Ваши обязанности входят: стирка, полоскание, выкручивание и выжимание, одним словом перекручивание накладных.

10. Директор не успевает менять пробки, света почти никогда не бывает, а за то короткое время, когда он (свет) бывает, невозможно пробить выручку в кассовом аппарате и она должна храниться только в Вашем сейфе.

11. Выплата заработной платы по главной книге последний раз была пол года назад (перед отпуском за свой счет).

12. По приходным накладным пришло шило, а продано мыло.

13. На собеседовании Вам говорят, что Вы должны делать ВСЕ, что скажет руководитель и не выдают каску (для битья головой об стенку).

                                                             Глава 3

                                                                                                          ПРОБРОС

                                                                                     Часть 1

Как не надо принимать дела.

ПОМНИТЕ! Ваш предшественник НЕ Ваш личный враг, а Вы не прокурор и не налоговый инспектор. А что у него (нее) не сложилось с руководством, лично Вас касаться не должно.

Не надо падать в обморок оттого, что не хватает налоговых накладных от поставщиков за текущий (предыдущий) месяц. Они от Вашего обморока на столе не появятся, а вот предшественнику могут создать лишнее проблемы с потерей времени и последней зарплатой. Не надо забивать голы в пустые ворота (никто не крикнет Вам УРА), это бесполезно. Человек решил уйти, и если даже его заставят что-либо делать вдогонку, скорее всего Вы всё равно будете это переделывать (бесплатно). Вы быстрее добьетесь уважения своими делами, чем чужими недоработками и ошибками. Так что лучше исправьте все потом за отдельную плату (премию), если уверены, или не трогайте вообще. И Вам хорошо, и предшественнику приятно, и руководитель не разводит каждый день стрелки типа: кто из вас умный, а кто только притворяется.

Кстати, может оказаться, что Ваш предшественник ушел в банк, ГНИ или Пенсионный фонд и Вы у него обслуживаетесь или (еще хуже) бухгалтером в ЖЭК, на территории котрого Вы живёте.

А если совсем как в фильме ужасов: через пол года, не дай Бог, он у Вас на другой фирме дела принимать будет, и тоже упадет в обморок и назначит стрелку по сценарию 1 : 0, играем дальше.

Ну, а если уж там (на фирме) и вовсе бардак (см. главу 2), то не зря он оттуда уходит и Вам лучше составить ему компанию.

Кстати! Очень даже может оказаться, что ему никак не удается передать дела (все почитали главу 2 и развили природное обоняние). Так что как тут хорошо, а он просто нашел еще лучше, слушать тоже не надо. Просто внимательно смотрите документы. Если у Вас кроме этого «хорошо» вариантов нет, не уговаривайте себя, что это временно. Это временно может превратиться в тот самый отпуск на 2-3 года с содержанием и бесплатными обедами.

Так что лучше соизмерьте:

степень ответственности Х возможность максимально себя защитить

уровень зарплаты Х степени свободы

ОТВЕТ: Если у Вас нет варианта «еще лучше», то это еще не повод соглашаться на это «хорошо»!

                                                                                Как принимать дела.

                                                                                       Часть 2

Вариант № 1: У главного бухгалтера.

1.    Попросить перечислить:

§  форму собственности предприятия;

§  виды деятельности;

§  систему налогообложения;

§  в ГНИ какого района сдавать отчётность и уплачивать налоги и сборы;

§  все виды налогов и сборов, которые уплачивает предприятие.

По ходу перечисления налогов задавать дополнительные вопросы.

Например: сбор за загрязнение окружающей среды. Вопросы: На основании чего он начисляется? Количество единиц автотранспорта? Типы автомашин (собственных или арендованных), для каких целей эксплуатируются? Каким образом приобретается и списывается ГСМ?

Сроки сдачи отчётов и уплаты налогов и сборов.

Например: патент на осуществление розничной торговли. Вопросы: Количество торговых точек (собственные или арендованные)? Количество и №№ РРО на каждой торговой точке? К ГНИ каких районов относится местонахождение торговых точек? Количество работников на каждой точке? ФИО и телефоны руководителей торговых и других точек?

Все это необходимо выяснить для того, чтобы не пропустить сроки сдачи отчетов и уплаты налогов и сборов, с которыми Вы раньше не работали. Чем больше Вы соберете информации, тем легче Вам будет ориентироваться в ситуации, пока полностью не войдете в курс дела.

2.    Просмотреть:

§  Уставные документы;

§  Штатное расписание;

§  Приказ № 1 «О ведении бухгалтерского учёта на данном предприятии»;

§  Главную, кассовую книги (заполнение);

§  Книги продаж и покупок (заполнение);

§  Первичные кассовые документы, авансовые отчёты и ведомости по выплате зарплаты (их наличие и подписи);

§  Учет ОФ;

§  Налоговую и финансовую отчетность.

3. Узнать:

§  Есть ли работники: совместители, инвалиды, льготники, декретчицы; работники по договору подряда, по трудовому соглашению, контракту и т. д.;

§  Типы договоров с поставщиками и покупателями: товарный кредит, аренда, бартер, комиссия, дилерские услуги и т. д.;

§  Структура отдела(лов) в Вашем подчинении и распределение обязанностей между работниками отдела(лов);

§  Что входит в Ваши обязанности (подробно);

§  Кто занимается составлением договоров (есть ли юрист)?;

§  Кто ведет табель, у кого хранятся трудовые книжки и приказы по кадрам?

Вариант № 2: У бухгалтера.

Вопросы:

§  Что входит в Ваши обязанности (очень подробно). Например: учет по счету 685 «Расчеты с другими кредиторами». Вопросы: кто делает акты сверок, собирает первичку и налоговые накладные, следит за своевременным выставлением счетов, оформлением и подписанием актов выполненных работ?

§  Какой учет Вам надо будет вести по этому счету только бухгалтерский или и налоговый тоже?

§  В каких формах, в какие сроки главному бухгалтеру и другим руководителям от Вас требуется оперативная информация (например: наличие налоговых накладных в конце месяца по сч. 685, счета выставляемые кредиторами и сроки их оплаты и т. д.)?

§  В какой степени доступ к документам Вам разрешен?

§  Чего делать нельзя?

§  Просмотреть документацию на своем участке за текущий период.

§  Все, возникшие во время ознакомления с документами, вопросы записать и детально расспросить.

Вариант № 3: Дела принимать не у кого.

1.          Глубокий вдох!

2.          Изучение уставных документов и далее см. пункт 2 варианта № 1 полностью.

3.          Поездка к инспектору в ГНИ: информация о последних сданных и нет отчетах, о видах налогов и сборов и сроках их отчетности и уплаты. Какую информацию необходимо срочно предоставить. Например: приказы об увольнении и назначении гл. бухгалтера.

4.          В отделе учета ГНИ распечатка лицевого счета фирмы по налогам.

Цитаты:

Не будь специалистом в ничем.

НЕ обижайся. Нет таких случаев, когда обида оправдана.

Не разрешай себе плохое настроение – это неприлично.

У Вас никогда не будет второго шанса создать первое впечатление.

Каждый в жизни имеет все, что хочет, а если чего и не имеет, то … значит – недостаточно того хочет.

Дороже всего мы платим за то, что не умеем быть умными вовремя.

                                                                   Глава 4

«Держи дура паузу»

(Цитата из кинофильма «Театр»)

О конфликтах, спорах и разных мнениях

Ситуация: один из вновь пришедших (увольняющихся) специалистов не согласен с Вашей точкой зрения по некоторым вопросам и поднял шум.

Мотивы:

§  Амбиции;

§  желание выделиться на Вашем фоне и показать кто тут главный;

§  специалист защищается, (зная, что он не прав) боится последствий своих ошибок;

§  кому-то снится Ваша зарплата (должность, кабинет и т. д.);

§  Вы ошиблись, но человек ведет себя некорректно и эмоционально.

Не надо спорить.

Зацепите оппонента вопросом или просьбой объяснить его мнение.

Возьмите паузу.

Дайте ему высказаться (спустить пар), внимательно выслушайте, не перебивайте, и не унижайте.

Если Вы начали сомневаться в правильности своей позиции, никогда не спешите, подготовьте аргументы Ваших действий, используя законодательную базу, проводки и цифры. Не спорьте, а только объясняйте Ваше мнение (без эмоций).

Попросите оппонента показать его ссылки на законодательную базу и подробно расписать проводки с числовым примером, следите за правильностью его действий и задавайте вопросы по проводкам. Даже если он или Вы запутаетесь, доведите дело до логического конца. Если каждый из Вас остался при своем мнении, а руководитель схватился за голову и не может принять решение, предложите консультацию независимого специалиста, услуги которого должен оплатить тот, кто не прав. Перспектива риска материальных потерь навсегда отобьет охоту у всех желающих с Вами поспорить.

Например: Оппонент доказывает, что торговая наценка со сч. 285 списывается на сч. 902 «себестоимость реализованных товаров» вместе с НДС. Мнение оппонента: это правильно и никак не влияет на финансовую и налоговую отчетность. Ваше мнение: это неправильно, надо все исправить и сдать уточненные отчеты. Пусть оппонент скажет все, что о Вас думает. Выслушайте его до конца. И попросите расписать проводки бухгалтерского и налогового учета (с наивной и доверчивой улыбкой на лице). Следующий Ваш шаг: сравните проводки оппонента с проводками в методической литературе (без эмоциональных комментариев в его адрес). Констатируйте факт, что Вам по этому вопросу, к сожалению, больше нечего сказать. И помните! Как говорил Штирлиц «Запоминается последняя фраза».

 Успехов в бизнесе.